Zusätzliche Hinweise zur Versammlung einer juristischen Person (COVID-19)
Die Massnahmen zur Bekämpfung der Ausbreitung von COVID-19 fordern aktuell die Leitungsorgane vieler juristischen Personen bei der Planung ihrer Versammlungen heraus. Zu deren Unterstützung und weil unser Artikel über die elektronischen und schriftlichen Versammlungen auf reges Interesse gestossen ist, möchten wir folgende zusätzlichen Hinweise zur Durchführung der Versammlung einer juristischen Person geben:
Der Beschluss des zuständigen Organs (z.B. Verwaltungsrat) über die Durchführung der Versammlung auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter muss bis spätestens am 10. Mai 2020 erfolgen. Beachte: Effektiv stattfinden kann die Versammlung auch nach dem 10. Mai 2020, lediglich der Beschluss zur Durchführung nach Art. 6a der COVID-19-Verordnung 2 (Änderung vom 17.04.2020) ist bis zu diesem Datum zu fassen.
Erstellung eines Ablauf- und Zeitplanes mitsamt Fristen für die wesentlichen Punkte zur Durchführung der Versammlung. Insbesondere gilt es folgende Punkte zu klären: Bei wem, in welcher Form (Brief, E-Mail etc.) und bis spätestens wann die schriftlichen Stimmabgaben (sofern vorgesehen) eintreffen sollen. Sofern eine elektronische Versammlung vorgesehen ist, gilt es zu klären und zu testen, welche elektronische Plattform den Ansprüchen gerecht wird.
Schriftliche Mitteilung oder elektronische Veröffentlichung der Form der Versammlung. Diese Mitteilung muss spätestens vier Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitgeteilt/veröffentlicht werden. Zu empfehlen ist ferner, gleich bekannt zu geben, wer als Stimmenzähler amten wird. Bei “heiklen” Versammlungen oder zerstrittenen Mitgliedern/Aktionären wird empfohlen, einen unabhängigen Dritten zu beauftragen (z.B. Rechtsanwalt).
Zustellung der vom zuständigen Organ verabschiedeten Traktandenliste inkl. Anträge und Unterlagen an die Teilnehmer (z.B. Aktionäre). Mit der Zustellung sollte den Teilnehmern eine Frist angesetzt werden, bis wann sie eigene Anträge einreichen können. Beachte: Allenfalls gibt es hierzu eine Bestimmung in den Statuten.
Bekanntgabe der definitiven Traktandenliste durch das zuständige Organ (z.B. Verwaltungsrat).
Am Versammlungstag werden die eingegangenen Stimmen durch den Stimmenzähler ausgezählt bzw. die Versammlung wird elektronisch durchgeführt. Elektronisch durchgeführt heisst, dass die Versammlung über einen Es ist ein Protokoll mit Bezug auf die COVID-19-Verordnung 2 zu erstellen und den Mitgliedern/Aktionären zuzustellen.
Wichtig zu erwähnen ist, dass die Kniffe (wie so oft) im Detail liegen. Sofern Sie eine Auskunft für Ihre spezifische Situation wünschen, zögern Sie nicht, unsere Experten Balthasar Wicki oder Sebastian Wälti zu kontaktieren.